Fælles biler: Slip for bøvlet med kørebøger
Fra sommer er det slut med manuelle kørebøger og jagt på bilnøgler. En ny fælles løsning for Nat og Tech skal gøre det lettere at booke biler, samtidig med at vognparken udnyttes bedre.
I dag holder flere af fakulteternes tjenestebiler stille, mens andre er overbooket. For at udnytte bilerne bedre samles alle tjenestebiler nu i én fælles, organisatorisk enhed i NT-byg.
Niels Damgaard, chefkonsulent i Nat-Tech Administration, står i spidsen for at eksekvere fakultetsledelsernes beslutning om en fælles vognpark.
”I praksis betyder det, at medarbejdere på tværs af Nat og Tech får adgang til langt flere biler,” siger Niels Damgaard.
Ingen fælles parkering i Aarhus
Niels Damgaard maner en bekymring i jorden om, at alle tjenestebiler i Aarhus skal flyttes til én central parkeringsplads. Det kommer ikke til at ske. Ændringen er udelukkende organisatorisk og digital, understreger han.
”Bilerne skal fortsat være parkeret dér, hvor de bruges mest. Man vil formentlig ikke se en forandring, når man kigger ud på parkeringspladsen. Til gengæld vil det være nemt at finde en anden AU-tjenestebil, hvis den lokale bil er ude at køre,” siger Niels Damgaard.
Hvad med specialbiler?
Institutter vil fortsat have fuld råderet over såkaldte special- eller apparaturbiler. Det er eksempelvis Geosciences kranbil og Ecosciences feltbiler, der ikke kan bookes af andre. Og så er der biler, som i kortere eller længere perioder er reserveret til bestemte formål. Det gælder f.eks. minibusser, der i perioder på året anvendes til studerendes feltarbejde – akkurat som det altid har været tilfældet.
Åbn app og kør
Sammen med den nye organisering indføres flådestyringssystemet MileageBook, som understøtter booking, administration og drift af tjenestebiler. Via en hjemmeside eller en app på telefonen kan medarbejdere søge efter og booke den bil, de har brug for.
Da bilerne er udstyret med gps, kan man både se, hvor bilen fysisk står, og man skal ikke tænke på at bogføre de kørte kilometer. Det holder gps-trackeren styr på.
”At skrotte kørebøger med håndskrevne notater kan lyde som en mindre detalje, men det er det ikke. Med 10-15.000 årlige bookinger har det været en betydelig opgave at administrere biler, ikke mindst at tyde og indtaste informationerne fra de håndskrevne kørebøger,” siger Niels Damgaard.
De fælles biler har en nøglefri løsning, der betyder at man kan åbne bilen med app’en, forudsat man har booket bilen på dette tidspunkt.
”Man slipper for bøvlet med at hente bilnøglen og kan gå direkte hen og bruge bilen - på samme måde som hvis man bruger en lejebil fra f.eks. GoMore og GreenMobility”, siger Niels Damgaard.
Han forventer, at den nye organisering medfører, at Nat-Tech-bilerne udnyttes bedre. Ligeledes er ordningen i tråd med AU’s klimastrategi, som skal fremme målet om at gøre universitetet mere bæredygtigt.
”Nat og Tech er allerede kommet et stykke af vejen ved at skifte til el-biler. Den nye administration af vognparken hjælper os et skridt videre,” siger Niels Damgaard.
Trinvis udrulning af system
Det nye bookingsystem udrulles gradvist på Nat og Tech i løbet af sommeren i år med start i AU Viborg.
Når systemets børnesygdomme er ryddet af vejen, som Niels Damgaard udtrykker det, skal erfaringerne herfra bruges til en trinvis udrulning.
Planen for denne bliver lagt sammen med institutterne, så det ikke sker på tidspunkter, der er ubelejlige for et institut.
Alle modtager specifik information om brug af app og booking, før systemet rulles ud lokalt.
Kontakt:
Chefkonsulent Niels Damgaard
ndh@au.dk
60 20 26 70