Husk at journalisere – for din egen og kollegernes skyld
Når du journaliserer, sikrer du åbenhed og gennemsigtighed i dit arbejde, samtidig med at du gør dit fremtidige jeg og dine kolleger en tjeneste. Husk, at al forretningskritisk administrativ dokumentation skal gemmes i Workzone.
Du ved det sikkert allerede, men når en kollega bliver langtidssygemeldt, når du skal rekonstruere et beslutningsforløb, eller hvis der tikker en aktindsigt ind, så er Workzone din ven. I hvert fald, hvis du og dine kolleger har opbygget en god journaliseringskultur, så I altid ved, hvor I kan finde den dokumentation, I har brug for.
Som administrativ medarbejder på Aarhus Universitet skal du løbende gemme al forretningskritisk dokumentation i Workzone. Det har universitetsledelsen besluttet, så vi sikrer både effektive og sammenhængende administrative processer.
I praksis betyder det, at du f.eks. skal journalisere følgende i Workzone:
- Forskningsadministration
F.eks. ind- og udgående korrespondance og mails, færdige interne dokumenter såsom dagsordener og referater fra møder, forskningsansøgninger, indgåede kontrakter og formelle aftaler samt væsentlige dokumenter eller forretningskritisk intern korrespondance i forbindelse hermed. Du skal ikke journalisere konkret forskningsdata. - Personrettet sagsbehandling
Afgørelsessager som f.eks. dispensationssager, meritsager, klagesager til studienævn eller ansættelsessager ved HR. - Forretningskritisk dokumentation
F.eks. ledelsesbeslutninger, beslutninger i formelle mødefora, kontrakter, skøder eller korrespondance med eksterne parter i forbindelse med sager i det omfang, korrespondancen har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.
Vil du vide mere?
Fakultetssekretariatet har i forsommeren 2023 samarbejde med AU HR - Data og Digitalisering om at afvikle kurser i journalisering i Workzone for administrative medarbejdere. Men selvom kursusrækken nu er afsluttet, er det stadig muligt at invitere AU HR - Data og Digitalisering på besøg for at blive klogere på emnet.
Kontakt Eva Vestergaard Kristensen for at høre mere om mulighederne.
Husk, at du også altid kan kontakte din superbruger, hvis du har spørgsmål.
Du kan også finde AU's vejledninger og retningslinjer for journalisering lige her >>