Som behandlet på Fakultetsledelsesmødet den 16. april 2021, skal interne arbejdsdokumenter samt notater og rapporter til modtageres interne brug fremover håndteres således:

• Interne notater (arbejdsdokumenter), der bruges i kommunikationen internt på AU, har ikke krav om kvalitetssikring
• Foreløbige arbejdsdokumenter, der udveksles mellem AU og eksterne samarbejdspartnere i løbet af et projekt, skal tydeligt mærkes med, at de ikke er kvalitetssikrede og ikke er beregnet til offentliggørelse
• Hvis et internt notat eller arbejdsdokument mod forventning skal eller kan blive offentliggjort, skal det kvalitetssikres i henhold til Techs kvalitetsledelsessystem, og det resulterende produkt offentliggøres i en af de fire rapportkategorier, som fakultetsledelsen har besluttet, at institutter og centre under Tech udgiver rapporter i (Læs mere her)
• Produkter, der leveres til internt brug hos en rekvirent, skal behandles som ethvert andet produkt, der udsendes fra Tech: Produktet skal gennemgå kvalitetssikring i henhold til Techs kvalitetsledelsessystem for forskningsbaseret myndighedsrådgivning. Hvorvidt produktet skal offentliggøres, afhænger af aftalen med rekvirenten. Disse produkter kan i visse tilfælde blive udleveret ved anmodning om aktindsigt, hvilket dog afhænger af en juridisk vurdering af eventuel fortrolighed

Begrebet intern rapport/internt notat reserveres til AU- og projektinterne produkter

Begrebet intern, interne rapporter og interne notater, skal fremover være møntet på arbejdsdokumenter, der af samme grund ikke kræver samme kvalitetssikring som endelige produkter i form rapporter og notater. Sådanne interne arbejdsdokumenter, hvad enten de er til brug internt på AU eller er en foreløbig del af en samarbejdsproces med eksterne samarbejdspartnere, skal tydeligt deklareres med, at de ikke er beregnet til offentliggørelse, samt at de ikke er kvalitetssikrede.

Omvendt må det forventes, både af AU og af rekvirenter, at alle rapporter og notater, der udgår fra AU, er kvalitetssikrede. Det gælder både produkter, der er beregnet til offentliggørelse, og fortrolige produkter til internt brug hos rekvirenten uden offentliggørelse.

Undtagelse fra reglen om kvalitetssikring

Fakultetsledelsen besluttede på møde den 25. april 2025, at rent administrative status- og slutrapporter for forskningsprojekter ikke skal kvalitetssikres, hverken af fagfælle eller centerenhed.

I sådanne administrative status- og slutrapporterne for forskningsprojekter skal der derfor indskrives følgende disclaimer [slet den del, der ikke er relevant, i de firkantede parenteser]:

Ministerielle midler:

”[Status-/Slut]rapporten er ikke fagfællebedømt. [Status-/Slut]rapporten er ikke et rådgivningsprodukt, og den må ikke anvendes som sådan. Forespørgsel om rådgivning skal ske via ministeriets bestillingssystem”

Private fonde:

”[Status-/Slut]rapporten er ikke fagfællebedømt. [Status-/Slut]rapporten er ikke et rådgivningsprodukt, og den må ikke anvendes som sådan.”

Placering af disclaimeren

Hvis der i status-/slutrapporten er krav om et afsnit med resultater, skrives disclaimeren ind øverst i dette afsnit. Ellers skrives disclaimeren ind i starten af den pågældende Status-/slutrapport.

Ovenstående er projektleders ansvar.

Bemærk også at der i nogle kontrakter er angivet fx, at slutrapport skal kvalitetssikres. Dette skal følges, da Tech naturligvis ikke kan afvige fra kontraktuelle forpligtelser